项目经理的时间管理秘籍,你真的了解吗?

前言

深圳大学为何能与985并肩,却尚未踏入“双一流”行列?

在高手如云的中国高等教育+界,深圳大学如同一匹马,迅速崛起,其综合实力和国际影响力已不逊色于部分985高校。然而,令人好奇的是,这样一所实力派大学,为何至今还未被评为“双一流”高校呢?

1、 实力不容小觑

深圳大学,这所年轻的学府,自1983年成立以来,发展迅猛。在软科高校排行榜上,深大排名第68位,力压部分985、211高校。其学科建设、师资力量、国际合作等方面均有显著优势,多个学科领域进入ESI世界排名前1%,这样的成绩,无疑让人眼前一亮。

2、 年轻的力量

然而,深大的“年轻”也是一把双刃剑。与那些拥有百年历史的老牌名校相比,深大在历史沉淀和经验积累上略显不足。在“双一流”评选中,这一点可能成为其短板。

3、 学科布局的考量

深大的学科专业布局主要集中在科技和工程领域,而在人文、社会科学等其他领域相对较弱。这种“偏科”现象可能在“双一流”评估中影响了其整体得分。

4、 资源竞争的现实

作为一所城市型大学,深大在资源投入方面可能面临一定的限制。在与规模更大、背景更深厚的大学竞争中,深大需要更多的时间和空间来积累资源。

5、 争议与特色并存

值得一提的是,深大是中国唯一一所没有政治课和辅导员的大学,这种特色在某种程度上引发了争议。这种自由和民主的氛围,虽然吸引了不少师生,但也可能成为其未能进入“双一流”的原因之一。

深圳大学,这颗璀璨的明珠,虽然在某些方面与“双一流”标准尚有差距,但其独特的魅力和发展潜力不容忽视。

如果把深圳大学比做一个项目,在项目管理的战场上,时间管理往往被视为成功的关键武器。

为什么即使我们制定了详尽的计划,项目的时间管理仍然常常显得无效?我们投入了大量的精力去规划每一刻,但结果却总是与预期相去甚远。

想象一下,如果能够揭开时间管理无效的谜团,我们的项目效率又将提升至何种境界?

让我们共同探索,为什么项目的时间管理常常失效,以及我们如何能够扭转这一局面。

一、为什么你的时间管理总是无效

许多人在填写行业调研报告模板时,想要让别人觉得自己的时间管理能力很强,工作效率很高,快速完成10个行业的调研。这样是不是说明他时间管理很强呢?

短时间内完成了大量的工作,但如果缺乏深入思考和独到的见解,产出的报告质量就会大打折扣。

在短时间内快速完成大量工作,却没有经过充分的思考和打磨,这样的报告往往缺乏深度和洞见,难以给上级或者客户带来有价值的参考,甚至可能引发更严重的问题。

这种追求速度而忽视质量的做法,其实是一种低层次的“效率”。

一)只追求速度就是时间管理吗

时间管理,需要我们在保证效率的同时,更加注重工作的质量和价值。

为了达到这个目标,首先我们需要为深度思考安排足够的时间。只有经过充分的思考和深入研究,才能写出有深度、有洞见的报告,从而充分发挥出时间的价值。

而且,我们精神状态也会直接影响工作效率。当我们状态好的时候一小时能完成的事,状态不好的时候,可能需要三小时才能够完成。

即使同一任务,在不同的时间段完成,其效果也会有所不同。

因此,我们要懂得如何合理安排时间,确保每一分钟都发挥出最大的 价值 。只有这样,我们才能真正做到事半功倍,创造出更有意义和价值的成果。

那么如何做到这一点呢?

首先,你需要记录你的时间开支,以便于更加清晰地了解自己的时间使用规律和状态;

其次,分析每天的任务中哪些会产生更大的价值;

最后,为不同的事情安排合适的时间,发挥时间的最Yeah大价值。将价值最高的任务安排在你能够进入深度思考的时间段,而将重复性和价值相对较低的任务安排到其他时间段。

二)把日常排满就是时间管理吗

如果你在临睡前拥有那一小时的宁静时光,你会选择如何度过?

是沉浸在一本引人入胜的小说中,还是在宁静的音乐中反思一天的得失?

亦或是用这一个小时来规划明天的日程,确保新的一天能够顺利展开?

如果你早晨无法按时起床学习新的课程或完成既定的学习计划,你会因此责怪自己吗?

如果一个日程表排列的非常的满,每个具体的事项之间都没有间隔的时间缓冲。如果一个事项慢了,后面的所有的事项计划都会被 打乱 ,就像多米诺骨牌一样,触发 连锁反应 ,导致整个时间管理计划 崩溃

其实,我们都知道时间管理不是把日程安排的满满当当。

时间管理不仅仅是制定一份详尽的日程表,更重要的是决定你的时间应该花在哪里,以实现你的个人和职业目标。

当周末来临,你面临一个选择:参加行业内的会议以扩展人脉和知识,还是选择陪伴家人,享受那份难得的亲情时光?这其实是一个权衡的问题,涉及到你的价值观和人生目标。

这首先需要我们深入了解自己的时间观。了解自己是如何看待时间的,以及时间对你的意义是什么。然后,尝试在日常生活中寻找平衡点,以确保你在各个方面都能够获得满足感和成就感。

把握好时间观的平衡,并根据实际需要随时进行适当的管理,你就可以更有目的地选择你的人生道路,而不是被生活推着走。

三)一心多用就是时间管理吗

所谓的一心多用只是一种错觉。

如果你尝试同时做几件事情,你实际上是在不断地快速切换任务,这需要消耗大量的认知资源,这反而会导致效率降低。

此外,未完成的任务会在我们的大脑中占据带宽,这会影响我们当前的工作。

因此,对于需要深度思考和解决的工作,多任务处理往往会降低效率。

那么我们应该如何合理地管理我们的任务和时间呢?

二、你管理过自己的时间帐户吗

一个职场人,或主动或被动,把不同的时间分配到不同的账户里。分配到某个账户里的时间多了,其他账户里面的时间就注定变少, 我们长期在哪个账户里面 重仓 投资,自己的境遇就会悄然改变。

一)聊聊不同的时间帐户

必要时间11个小时:睡觉+吃饭+收拾自己+通勤总计的时长。

工作时间10个小时:出卖时间换取劳动报酬

自我时间3个小时:可用来自我支配的时间

二)规划自己的时间帐户

1-任何一个领域,岗位工作都可以做模块化拆分,而每个模块都一定存在优化空间。

2-大多数人都是依照前人的经验,给一个铲子就挖土,给一个斧头就开始伐木。

3-而花费在升级自己铲子和斧子的时间,实在是甚少。

如果我们去做提升工作效率的事,就能够快速脱颖而出。

每个没钱、没背景的年轻人,只有改变自己的时间分配,舍弃掉一些东西,才能够有能力去选择自己想要的生活。同样我见过太多已经开始混日子的人,守着自己的那一摊业务,在本应奋斗的年纪,把自己多出来时间大部分放到游戏、逛街、购物和吃喝玩乐上了。

这种提升工作效率的事,是成长,是构建自己的核心竞争力,是我们 普通人的秘籍

三)时间管理是什么

你一定听过诸如“目标管理”、“要事第一”、“重要紧急四象限”、“合理排程”等词语,但是这本质是在做一道选择题,只从关注结果出发,只需要完成更重要的事,它没法解答 “哪些事是重要的”, 以及,我无法从课程中获得 “帮助我省出时间” 的方法。

你一定听过诸如“拖延症”、“自控力”、“精力管理”这些自我管理的词,或者是“如何把某件事做得又快又好”的效率词, 如果某些事做得更高效了,那么用的时间就会变短,时间就自然省出来了。

高效,也并不是时间管理的范畴。

所以,我们要用新的视角来看这个问题。在我们看来,

时间是资源。管理是动作。

时间管理,就是通过各种管理动作,帮助我们挤出时间这种宝贵资源。

四)想要拥有更多的可支配时间吗

1、量化自己的时间

1-将时间段细分,量化自己做每一类事情的时间。

2-将时间属性细分,为每一份时间赋予价值意义。

2、拆分必要时间

比如说,我就把必要时间拆分出了健康时间。

3、为每件事情做一个表格

我罗列了自己每天100%必做的那些事情。然后专门为每个事情做了一个表格。

然后我就可以量化出,各类事情具体消耗。

上面这张表格可以作为参考,计算下自己的情况,特别是把自己的数字给填上。

三、画出自己的时间帐户

一)建立表头及填写规范

1、首先建立好一个填写的表头,并定义好,每个表头的填写规范。

比如早上的25分钟,通勤+走路运动+听书,允许并行,分3个格子记录。如果当天下雨,那么备选行为就变成了打车和刷微信了。

比如中午的2个小时,默认模式是先睡觉,后午餐。如果精力充足,备选方案是,公司健身房一边运动一边刷剧。剩余的时间拿来洗澡+吃饭。时间和场景都会随之进行调整。此时洗澡时间我就没有记录,直接合并至健身房里即可。误差值就是用来做这个的。

2、归类并统计自己的行为时间

然后基于上面的情况统计,可以为自己设计行为,以及统计各行为支出,分别归属于什么时间账户里。总体投入的时间可以大于24个小时,因为是 有些时间被复用了,超过24小时的时间越多,则复用的时间越多。

提供几张同学的记录后统计的范例。以下是4个同学的填写后统计出来的。

他们使用了不同的颜色,并且还自定义出了一些时间属性,差不多可以用于统计个体的行为了。

3、审视并调整自己的行为时间

这些完成了的同学真的是不统计不知道,一统计吓一跳。当观察到自己每一项指标,有些异常值,有心者自然就会做出改变,也就是先审视后规划。参考其他人的安排,对自己的生活做出调整。

1)优化损耗时间

对自己的时间统计与复盘,认识到问题,才会不断的修正,调整和优化。

2)调整健康时间

比如每天有2次的通勤时间,这一段时间,完全可以同时完成通勤和运动2种行为。

如此便可持续的,自然而然的,被动的,不经意间的投入到健康的账户里。健康状态越稳定,意外就更少发生,而且精力充沛,做其他事情的质量就更高,可支配时间,就会比不投资健康的人更多。

二)为自己的帐户做优先级排序

1、你的紧急重要四象限可执行吗

你的时间,分配在哪些事情上了呢。

几乎每个时间管理的书籍,和时间管理的课程,都会去跟你科普重要紧急四象限。一讲就秒懂

可是听完之后,实践发现不具备可执行性,结果依然就是做不好时间管理。

你的紧急重要四象限可执行吗。

重要的事情实在是太多,没有人能够穷举。

重要的事情是经常变化的,不同的场景下选择不一样。

重要的事情每个人的看法不一样,价值观不一样。

2、十年后的你会如何规划你现在的时间

人生而言,开始拼体力,后面拼智力,最后还是回归到拼体力。

对我而言,学习输入与身心健康这2件事,始终要保持稳定的时间投入。

时间才是学习者付出的最大成本: (捕获眼球的时间)+(阅读的时间)+(理解消化的时间)+(记忆 衰减 复习的时间)=(投入的时间)

四、如何高效执行

一)收集、整理碎片时

我们可以提前做一个 碎片时间的清单 ,可以划分为 5 分钟、15 分钟等时间粒度。以防止我们有的时候想利用碎片时间,又不知道可以干什么事情,进而碎片时间就在思考中流逝了。

利用碎片时间进行收集,再找到大段时间进行整理,其实就是“ 稍后读 ”的概念。其好处在于,专注于单一任务更能提高效率,确保信息的全面性及质量,从而促进更高效的信息管理。

我会在一些 碎片时间进行收集以及初步筛选 的过程,将一些有价值的文章或者对话收集到稍后读软件中,再找到一段空闲时间专门进行整理工作,期间也会写一些思考,融入到自己的生活中,保证知识的吸收。

很多时候在执行任务时,你会发现任务间会有一些 共同点 ,将这些拥有相似性质的任务一并处理,可以减轻大脑的负担,减少在不同任务之间切换的时间。

二)让自己的时间保持完整

尽可能的把所有需要交涉的事情放到同一个时间完成 ,尽量让自己的时间保持完整。

如果是需要「 高度集中 」的重要任务,请直接专注在它身上,因为就算是只有一点点的干扰,都可以打断你的心流状态,让你需要花费更多时间重新找回注意力。

三)如何处理临时的事情

1、远离手机

在准备工作时,最好能把手机放远一些,微信可以设置一个 繁忙状态 ,表示自己不能及时回复消息。电脑上也尽量退掉社交软件,或者设置静音,不弹出消息。

2、快速做好灵感记录

有时候,我们不得不去应对一些紧急的事,比如线上环境的bug,比如一些重要客户的洽谈等。

我们可以 将手头的事情完成到一个能快速拉起的状态 ,等下次重新进入到这项工作时,不需要重新回顾。就好比我写文章中途,插进来一件紧急的事情,最起码我要做到写完这一小段,不至于思绪被打乱。

3、不拖拉

5 分钟内能解决的事情尽量处理 ,不拖拉。及时清理有助于大脑的轻松愉快。

四)完成任务时奖励自己

适当的设定奖励机制,可以让自己更有动力!这个奖励可以是一杯奶茶或是 5 分钟休息,甚至单纯的在待办清单上打勾勾也可以当作奖励。

五、时间帐户的三个目标

一)时间帐户需要达成三个目标

管理时间是手段,达成目标才是最终目的。

我们要有自己的长期目标、中期目标和短期目标。

想一想,你现在想做的事,3个月后还想做吗?三年后还想做吗?

给自己制定梦想级目标、理想级目标、现实级目标,并用一个定位和 todolist 把这三个目标连点成线。

有了它们,你的人生充满意义,你也能对抗低谷和迷茫带来的痛苦。

二)达成时间帐户的目标要考虑的事情

1、坚持完成重要的事情

「事情是不可能做完的!」写待办清单的目的到底是什么?

「将时间、注意力集中在那些重要的任务上」 。完成那些真正对你有用的任务上面。可以先静下来思考哪些任务才是最重要的。

2、删除与目标无关的事情

好好过滤你的清单 ,当待办清单太过冗长的时候,我们会完全没有动力。有一些任务其实对你来说根本不重要,或是有时候你突然有一个想法,感觉可以去试试看,这些任务清单很可能是与目标无关的事。

3、定期复盘

复盘是时间管理一个重要的过程,它可以帮助你更好地理解你的时间是如何被使用的,以及如何更有效地使用时间。

有效的时间管理是关于平衡和灵活性的。不同的策略适合不同的人,重要的是找到适合你自己的方法。

三)定期进行复盘的关键点

1、记录并 评估时间帐户

查看自己的时间记录,判断哪些任务超出了时间预期,原因是什么,以后如何进行调整。

经过多次复盘,会对自己的时间预估把握的更精准。这个过程不仅可以加强自己对时间的认知,也能清楚的了解到自己的时间都耗费在哪里。也可以再细致些,将时间粒度改为半小时,经过一周,你就能找出自己的时间都去哪儿了。

2、设定新的目标 优先级

设定新的时间管理目标。比如减少某些活动的时间、为重要任务留出更多时间。

如果有未完成的任务,判断该任务的优先级,暂时不需要完成的任务可以先放到归档

3、 定期复盘

时间管理是一个持续的过程。

每日进行一次不到 10 分钟的小复盘。

每周看看清单的完成情况,并且制定一下周的计划。

同样的,每月复盘。

六、项目经理的时间管理秘籍

一)如何推进项目

对于一个项目来说,如果你的目标一开始就设定在一定要赚大钱上面,那很可能因为达不到预想而丧失信心。目标是可以随着进程而产生改变的。

我们可以把整个项目分为很多阶段。 调整心态,改变预期

假设第一阶段的目标是跑通项目,学会技巧。第二阶段的目标是迭代某一块重要的功能。

通过不断的正反馈让自己体验到快感,更有利于项目的持续进行。降低预期,都是惊喜

二)如何拆解大项目

工作或事情太复杂,不知道如何开始,想逃避无助带来的负面情绪。

比如产品甩过来一个大需求,虽然产品经理会列出来需求点,但是任务庞大,任务时限就是一个月,必须要要完成。

很焦虑,导致我迟迟没有开始工作,但是 Deadline 就在那里,不会因为你的拖延而消失。

那么怎么办呢, 拆分具体任务,设置短期目标

比方说,先用两天时间构建开发的 API文档;再用两天时间构建好底层网络库;根据需要完成的页面数量来划分具体任务。就这样,我把大任务拆成了很多个只需要半天或者一天就能完成的小任务。任务变得具体了,也更容易实现了,压力自然减小。

这个时候可以先做好每月计划,再逐步精确到周计划、天计划。

七、项目经理如何知行合一

一) 一个公式解决你的早起

一个公式=积极的早起动机 × 科学无痛的早起方法 × 必要的早起阶段

• 积极的早起动机:你想通过早起达成的最终目的,问问你为什么要早起?

• 科学无痛的早起方法:双闹钟+五分钟清醒法。

• 必要的早起阶段:早起是一步一步的,切忌一个大跨步闪了腰。

科学无痛的早起方法

二)立即行动

在心中倒数三个数,3、2、1,倒数结束后立即行动,不再犹豫。

当你面对一项任务或行动,但又感到犹豫或拖延时,可以使用这个方法。目的是创造紧迫感和行动冲动,打破拖延,促使大脑从思考转为行动。

结语

如果把深圳大学比做一个项目,你觉得深圳大学何时能顺利验收,成为“双一流”高校?

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